Reconoce lo que es un proceso y mejora tus proyectos

La gestión de procesos es una forma integral de modelar, optimizar, controlar y mejorar los procesos de las organizaciones. De esta forma, se agrega valor a los clientes y se cumple con la estrategia del negocio.

En muchas instituciones, ya sean públicas o privadas, todo gira en torno a la ejecución de las tareas o trabajos que permitan obtener un producto o servicio. Todo esto, está delimitado dentro de una serie de actividades, las que de ser organizadas de principio a fin podrían ser denominadas como procesos.

La palabra “proceso” viene del latín “processus”, que significa avance y progreso. Hoy se entiende el proceso como un ciclo completo de principio a fin que en su totalidad cumple un objetivo útil a la organización, agrega valor al cliente y que es transversal a las unidades funcionales.

También se puede definir como un conjunto de actividades que están interrelacionadas y que tiene como característica el consumo de recursos, que dan lugar a la creación de valor añadido en esas materias iniciales (input), con el objetivo de conseguir unos resultados (output).

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Pero, ¿a qué nos referimos cuándo hablamos de proceso? De partida, no existe producto y/o servicio sin un proceso. De la misma manera, no existe proceso sin un producto o servicio.

Al hablar de proceso, entonces, nos referimos a  todas las actuaciones, decisiones, actividades y tareas que están encadenadas y ordenadas con el fin de conseguir un resultado que satisfaga plenamente los requerimientos del cliente al que va dirigido.

Por ejemplo, en el área de distribución están los procesos de recepción, embarque, almacenamiento y transporte, entre otros. En cambio, en el departamento de personal, existen procesos como: beneficios, compensación, empleo, recursos administrativos y servicios médicos. En definitiva y según la Teoría General de Sistemas “es la gestión de todas las actividades de la empresa que generan un valor añadido”.

En todas las organizaciones, sean grandes, medianas o pequeñas, existen centenares de procesos que se realizan diariamente y dentro de ellos, más del 80% son repetitivos. En un supermercado, por ejemplo, en el área de compras existen procesos como: factura y pago, selección, relación y pago a proveedores, despachos, calidad y contratos, entre otros.

En tanto, en el área de contabilidad financiera, están los procesos de: control financiero, precios de transferencia, cuentas por cobrar, control de inventarios, control financiero y control del libro mayor, entre muchos otros.