Cómo reconocer un proceso

Cómo reconocer un proceso

Es importante no confundir “proceso” con “procedimiento”. Procedimiento es el conjunto de reglas e instrucciones que determinan la manera de proceder. También podemos decir que

“procedimiento” es un conjunto de actividades que determinan un “proceso”. En palabras simples, un proceso define qué es lo que se hace, y un procedimiento, cómo hacerlo. 

Por lo tanto, podemos decir que no todo lo que se hace en una empresa genera valor. Para saberlo, tendremos que tomar en cuenta el tipo de actividad que se relaciona a cierto proceso como subproceso y así determinar si una actividad es de valor. 

Una actividad que genera valor, cumple con cinco criterios:

La actividad tiene una misión o propósito claro.

La actividad contiene entradas o salidas. Es decir, se pueden identificar los clientes, proveedores y producto final.

La actividad debe ser susceptible de descomponerse en operaciones o tareas.

La actividad puede ser estabilizada mediante la aplicación de la metodología de gestión de procesos (tiempo, recursos, costos).

Se puede asignar la responsabilidad del proceso a una persona.

En este sentido, cuando vamos de compras a un supermercado, cuando solicitamos una nueva línea de telefonía móvil o cuando vamos a pedir un certificado al registro civil, estamos activando procesos, cuyos resultados debieran ir en la línea de la satisfacción de la demanda, en este caso de nuestra s
atisfacción. Asimismo, una organización cualquiera puede ser considerada como un sistema de procesos. 

Un proceso define qué es lo que se hace, y un procedimiento, cómo hacerlo. Un proceso puede ser realizado por una persona o dentro de un mismo departamento, sin embargo también puede ocurrir que un proceso se realice a través de diferentes áreas o departamentos, lo que claramente es un proceso más complejo.

Pero cuidado, cuando en un proceso intervienen distintos departamentos, esto claramente dificulta su control y gestión, pues se va diluyendo la responsabilidad. Cada área se responsabiliza de las actividades que le toca desarrollar, y por lo general, nadie se encarga de la totalidad del proceso.

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